Il m'est arrivé une mésaventure fort désagréable il y a un peu plus d'une semaine. Je me suis fait voler mon PC portable. Avec un peu de recul, le vol du matériel en lui-même, quoique embêtant sur le coup n'est finalement pas le plus grave. C'est non seulement la perte des données qui étaient dessus qui est très impactant dans mon travail quotidien et le risque de voir de données sensibles partir dans la nature. J'ai profité de ces derniers jours pour repenser ma manière de travailler.

Pour commencer, voici comme je m'étais organisé il y a quelques jours encore (avant l'évènement): pour mes mails, un PST par client / projet afin de bien séparer les données et pouvoir les transférer à un collègue si besoin. Mes documents courant sur mon bureau car c'est plus facile d'accès et ca se déplace avec le profile de l'utilisateur, le dossier "Mes Documents" me servait à mette mes documents terminés ... une sorte de référence que je pouvais avoir n'importe ou avec IntelliMirror (vous savez cette technologie disponible dans XP qui permet de répliquer synchroniser un partage sur un serveur et en local).

Le vol m'a fait prendre conscience des points suivants:
- mes données courantes étaient sur mon disque dur et jamais répliquées sur un emplacement sur le réseau
- les emplacements de réplication me servaient principalement à mettre des données "mortes" ou qui ne bougent pas souvent.
- Le quota de ma boite aux lettre était rempli par ... je n'irais pas jusqu'à dire du SPAM mais beaucoup de mails non critique à mon activité de tous les jours. C'est à dire encombrée par des données qui ne servent à rien.

Voici comment je me suis ré-organisé (je suis preneur de tout commentaire car j'aimerai trouver une bonne pratique sur le sujet):
- J'ai créé dans ma boite aux lettres un dossier de plus haut niveau par client / activité (je ne peux pas mettre une capture d'écran pour des raisons évidentes de confidentialité). Chacun de ces dossiers est archivé une fois toutes les 2 ou 3 semaines (en fonction de la quantité de messages échangés sur ce sujet) vers un PST qui est propre à chaque activité. Ce PST est quand à lui sur le disque dur local (chemin C:\..., pas d'utilisation d'intellimirror). En quelque sorte, ma boite aux lettres sert de tampon avant le passage dans le PST par le processus d'autoarchivage. C'est un peu fastidieux à régler au début et ca l'est d'autant plus qu'il faut le faire pour chaque dossier. J'ai d'ailleurs profité de ma position pour remonter la demande aux équipes qui travaillent sur la prochaine version d'Outlook !
- Je n'utilise plus le bureau pour stocker mes documents courants mais j'ai placé un raccourci sur le bureau pour aller vers "Mes Documents". C'est presque le seul raccourci qui existe sur le bureau ... on devrait interdire le stockage de données sur le bureau !
- Mes documents, c'est le lieu de stockage de mes documents les plus récents / courants. Il faut par contre s'astreinte à une discipline d'archivage régulière pour éviter d'atteindre son quota trop rapidement.

Je ne le répèterais jamais assez, il faut faire des sauvegardes régulièrement. Mais avec le mode de travail que j'ai décrit, voici comment procéder:
- je lance un autoarchivage de ma boite aux lettres, l'ensemble des données plus anciennes de 2 ou 3 semaines passent en local sur mon disque.
- je lance une copie de mes PST vers un CD-RW (ca me permet de réutiliser les mêmes, c'est moins cher). Attention, avec XP, NT Backup ne sais pas sauvegarder vers un CD. La fonctionnalité n'est pas implémentée et ne le sera pas avant Longhorn.
- je fais une sauvegarde différentielle des autres fichiers de donnée dans un fichier BKF que je copie ensuite sur un CD. Une fois de temps à autre, je fais une sauvegarde complète de mes fichiers de données en local pour repartir avec une génération neuve de fichiers transactionnels.

Pour terminer, cette histoire, en bon informaticien, j'avais des sauvegardes datant de 4 semaines, ce qui fait que j'ai perdu environ un mois de mails. Je souhaite adresser ici un grand merci à tout ceux qui m'ont gentiment renvoyé leurs messages.

Comme je le disais, je suis preneur de vos retours d'expérience / avis afin de pouvoir en faire une best practice qui serve à tout le monde.